Sécuriser sa chaîne de règlements, MATA I/O Bank Suite

FOCUS

Les enjeux du projet :

1. Le projet d’une solution de « sécurisation des règlements » est devenu prioritaire dans un contexte aigu de fraude à la création et/ou modification de coordonnées bancaires, et au prélèvement automatique sur notre établissement.
2. Pour Monsieur WARRET, « nos objectifs portaient sur la nécessité de formaliser et tracer les contrôles demandés aux gestionnaires, et mettre en place des contrôles de supervision ».
3. Les critères qui nous ont amenés à retenir la solution IO Bank Suite de Mata :

• Sa compatibilité avec notre ERP SIFAC,
• Les fonctionnalités présentées et existantes qui répondaient à la majorité de nos besoins.
• Les références clients, et la garantie d’une solution déjà opérationnelle auprès de nombreux utilisateurs.
• Une solution recommandée par un des deux cabinets qui certifient nos comptes (Ernst & Young).
• L’expertise métier de l’éditeur et sa proximité géographique.

La Mise en œuvre de la solution :

• « Ce qui ressort des échanges que nous avons eu avec l’éditeur, c’est avant tout une grande réactivité, ainsi que la volonté de répondre et d’adapter au mieux l’application à nos spécificités (comptabilité publique, flux, échange avec la Trésorerie générale » Messieurs WARRET et SAETTEL.
• L’audit d’analyse préalable, nous a amené à réfléchir sur notre organisation, nos process, et c’est un point essentiel, incontournable qui s’est avéré très positif lors de la mise en œuvre.
• L’accompagnement par l’éditeur MATA s’est effectué sur plusieurs jours étagés, qui se sont avérés très pédagogiques.

L’exploitation du logiciel :

• L’UNISTRA utilise la solution IO Bank Suite de MATA pour vérifier les Tiers/IBAN à payer lors des campagnes de règlements (soit deux sessions par semaine), et pour contrôler automatiquement nos prélèvements.
• Sur ce point, une adaptation du logiciel a été effectuée pour se caler à notre mode de fonctionnement qui est spécifique aux EPSCP.

Les apports du logiciel :

Les bénéfices obtenus par UNISTRA portent sur :

• Une mise à jour et mise en qualité de la base Tiers,
• Des procédures de création et modification de Tiers plus cadrées,
• Une refonte de nos procédures (suite à une réflexion indispensable au préalable),
• Formalisation des contrôles demandés aux gestionnaires (qui n’étaient fait que partiellement auparavant),
• Identification claire des rôles de « gestionnaire » et de « valideur-signataire ».

Pour la Direction, le logiciel est apprécié pour le renforcement de la sécurité des paiements, et son caractère structurant.
Les contrôles sont formalisés, tracés, supervisés, et automatisés. L’humain et la réflexion restent présents lors de la validation d’un Tiers/IBAN dans le logiciel.

A l’heure du bilan :

• Le bilan est très positif.
• En plus des contrôles effectués, la mise en œuvre de l’application nous a permis de revoir et de réajuster notre organisation de travail et nos process.
• Dorénavant, un IBAN-Compte n’est validé par un gestionnaire qu’au 1^er règlement.
• De nouvelles tâches ont vu le jour pour l’agence comptable, et les contrôles sont maintenant systématiques. La formalisation de ces contrôles peut probablement encore être améliorée.
• Au final, les contrôles manuels que nous effectuons associés aux contrôles automatiques de l’application se « marient » très bien.

Un accompagnement plébiscité :

• L’accompagnement de l’éditeur MATA a été excellent tant au lancement que lors de l’implantation du projet.
• Aujourd’hui, nous sommes « en régime de croisière » : les contacts sont moins fréquents, c’est normal, et la « preuve d’un outil en fonctionnement fluide au quotidien ».

Pour conclure :

• L’application est appréciée pour son côté structurant.
• Elle améliore la sécurité, la mise en qualité des paiements et des pièces associées.
• Le juge des comptes, nos Commissaires aux comptes tels que EY, PWC, Deloitte, KPMG, Mazars, sont très attentifs à ces points.
• Nous ne pouvons que recommander cette application à d’autres établissements, car ces problématiques sont largement partagées par nos confrères.